Reservations

(Rezervace)

Popis modulu

Cílem je zjednodušit plánování a řízení společně využívaných prostor vedoucí k zvýšení efektivity a optimalizaci jejich využití

Jak dobře organizace nakládá s nejcennějšími a nejnákladnějšími zdroji, kterými jsou zaměstnanci. ARCHIBUS Rezervace je opravdu účinné opatření. Eliminují se jím nepříjemnosti s dvojitými rezervacemi místností, s využitím příliš velkých nebo malých místností. ARCHIBUS on-line rezervace aplikace poskytuje intuitivní, integrované řešení pro plánování společných prostor a související vybavení. To vám dává kontrolu nad všemi detaily zapojení do plánování a sledování společných prostor včetně snadné koordinace interních nebo externích poskytovatelů služeb, kteří podporují audio-video, catering, nebo jiné požadavky.

Co modul nabízí

Provozní:

• Opakovaná rezervace jediného zdroje
• Kopírování, Zrušení, Upravování rezervace a zdroje
• Automatické potvrzení rezervace
• Uspořádání místností
• Seznam účastníků (vnitřní i vnější)
• Servisní správce žádostí
• Daily Service Provider Task Management
• Vizuální kontrola časového plánu

Vedení přehledů (denně/měsíčně):

• Počet rezervací a zdroje rezervace
• Obsazení / použití
• Náklady oddělení / oddělení
• Zrušené a odmítnuté rezervace
• Obsazení místnosti/zdroj použití
• Kapacita a využití místnosti
• Vrácené žádosti
• A mnohé jiné...

Přínosy modulu

• zjednodušuje zabezpečení společných prostor a souvisejících zdrojů automatickými webovými formuláři. Zamezuje dvojím rezervacím a usnadňuje produktivnější setkání
• zlepšuje organizační produktivitu zredukováním zasílání pozvánek, plánováním a připomenutím účastníkům s integrací do plánovacích nástrojů, jimiž disponují např. Microsoft Outlook ™, Lotus Notes ™ a Google a jiné Internetové Kalendáře
• organizuje a urychluje poskytování a sledování služby koordinace a podávání zpráv s cílem optimalizovat využití zdrojů

ARCHIBUS rezervace provádí uživatele procesem vyhrazujícím místnost, přidáváním zdrojů, jako je pozvání kolegů na stravovací a telefonní konference.

Zjednodušení celého rezervačního procesu

ARCHIBUS rezervace poskytuje širokou škálu vlastních možnosti v servisu, které zjednodušují a urychlují plánování místností s odpovídajícím vybavením. Aplikace webového formuláře pomůže minimalizovat administrativní režii využívaných rezervních společných prostor a služby související s dvojí rezervací, prakticky eliminuje komunikaci s interními nebo externími poskytovateli služeb ARCHIBUS

• potvrzení, upravení nebo zrušení rozpisu využití místnosti lze učinit snadno a rychle. Odpadá nutná komunikace e-mailem nebo telefonický hovor
• urychlení schvalovacího procesu místnosti pomocí automaticky ověřovací funkce. Povolit i výhrady jsou specifikovány uživatelem
• pomocí průvodce rezervace lze rychle najít časové osy správných místností, ve kterých je všechno potřebné vybavení. Pokud není k dispozici místnost splňující všechna kritéria, je navrhnuta její alternativa
• správa všech nevyřízených rezervací snadno na jednom tabulkovém formuláři
• objednávky, na základě vašeho bezpečnostního profilu, překontrolování vybavení, jako je občerstvení, audio-vizuální podpora, nebo jejich zajištění pomocí on-line katalog

Automatické řízení plánování

Zorganizuje setkání, pozvání a připomenutí schůzky. Účinně dokresluje profesionalitu organizace a přináší respekt pro její zaměstnance. Vyřeší problém s plánováním času předpokládaných účastníků. Podporuje vysokou-úroveň spolupráce a komunikace. Za tímto účelem ARCHIBUS rezervace nabízí řadu funkcí pro zjednodušení plánování a koordinaci setkání účastníků, Rezervace zjednodušuje komunikační procesy stejně jak pro interní tak i pro externí uživatele systému.

• umožňuje automaticky poslat e-mailem pozvánky a připomenutí pro všechny účastníky prostřednictvím bezproblémového spojení s Microsoft Outlook, Lotus Notes a Google Kalendáře
• snižuje potřebu správy centralizovaných služeb nebo zdrojů. Umožňuje uživatelům používat samostatně webových formulářů pro veškeré plánování, potvrzení, nebo zrušení schůzky
• zlepšuje včasnost a účinnost služeb, na základě bezpečných obrazovek, které informují a koordinují poskytovatele služeb, kteří zajišťují stravování, nastavení zařízení, vyřešení poruch a jiné

• rychlé vyhledání a zobrazení, kde zasedání probíhá se zvýrazněnými plány

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         Snadné zobrazení detailů, k dispozici jsou jednotlivé místnosti.

Optimalizace využití zdrojů

ARCHIBUS rezervace organizuje a usměrňuje plánování, sledování a koordinaci služeb, které pomáhají optimalizovat vaší organizaci využití dostupných zdrojů. Aplikace rozsáhlých zpráv o řízení umožňuje použití optimálních poměrů, což může podpořit rozhodnutí o přidělování prostor a podpůrných prostředků. V rámci systému dochází ke kontrole předání místnosti a jejího vybavení.

• určení a důsledné prosazování společných politik pomocí definovaných pravidel založených na základě schvalovacích procesů
• poskytování přehledu nad výdaji na interní i externí zdroje, který umožní manažerům lepší rozhodování pro okamžité schválení nebo zamítnutí žádosti
• využívání pouze takových zdrojů, které jsou nenahraditelné. Vše vychází z absolutní podpory k zaměstnancům a dochází tím ke snížení nákladů
• možnost nastavení dalších místností nebo zdrojů pomocí přednastavené zprávy o obsazenosti
• vybrání uživatelů a definování provozu, kontroly a strategického řízení zpráv. Zjednodušení závěrečného rozhodovacího procesu