On Demand Work

(Vyžádaná údržba)

Popis modulu

Hospodárně plánuje, rozděluje, řídí a reportuje požadavky na technickou údržbu. Využívá nástroje samoobslužného prostředí ke snížení provozních nákladů a pozdvihnutí míry spokojenosti zákazníka

Pro plynulé fungování nemovitostí a podpůrné infrastruktura každé organizace je nutné efektivně spravovat a řídit požadavky jejich údržby. Pomocí ARCHIBUS On Demand Work , což je webová aplikace, která automatizuje všechny kroky týkající se procesu vyžádané údržby, počínaje zadáním, přes odsouhlasení, plánování a vystavení, k vlastnímu dokončení a hodnocení, budete neustále „v aktuálním obraze“ dění. Samoobslužné funkce aplikace „On Demand Work“’ napomáhají ke snížení provozních nákladů díky řízení procesu a udržováním informací v aktuálním a dostupném stavu. Takovýto centrální zdroj dat umožňuje zlepšení plánování a optimalizaci provozu a tvorby finančního plánu.

S ARCHIBUS On Demand Work máte možnost zvýšit úroveň spokojenosti klienta a to díky neustálé komunikaci se zadavatelem v jednotlivých krocích řešení požadavku.

Co modul nabízí

• Probíhající požadavky dle typu a stavu
• Reporting vytížení s předpokládaným odhadem
• Probíhající požadavky
• Náklady na požadavky
• Skutečné náklady vs. plán
• Archivace požadavků
• Náklady historických požadavků
• Flexibilní workflow a směrování
• Plánování osob a nástrojů
• Výkony jednotlivých týmů
• Automatické eskalace a notifikace
• Odhady nákladů – lidé, nářadí, materiál
• Reporty hodnocení
• Eskalace pracovních požadavků
• Řízení Service Level Agreement (SLA)
• A mnohé jiné...

Přínosy modulu

• Zkvalitnění zpracování požadavku údržby díky zjednodušenému procesu zadání, rozdělení a zpětného hlášení požadavku
• Snížení provozních nákladů díky automatizovanému wokflow a přímočaré komunikaci
• Dosažení standardů a zvýšení hospodárnosti pomocí hladkého napojení na Service Level Agreements (SLAs)
• Zlepšení plánování údržby a tvorby finančních plánů

Funkce tzv. „ Planning Board™“ umožní vedoucímu vizuálně rozdělovat požadovanou práci pomocí jednoduchého uchopení a umístění myší „ dragg and dropp“ úkolu do pracovníkova kalendáře

Zjednodušení procesu údržby

Jako součást Web platformy, aplikace On Demand Work poskytuje intuitivní, samoobslužné prostředí pro správu požadavků, které může být snadno použito v rámci celé organizace. Zavedení „On Demand Work“ umožní uvolnit provozní manažery od každodenní administrativy a umožní jim se více zaměřit na zlepšování kvality a snižování ceny poskytovaných služeb.

• zajištění normalizované sady požadavků na údržbu a tím snížení provozních nákladů, brání ad-hoc nákupu služeb a zvyšuje celkovou transparentnost dodávek
• identifikace dostupnosti zdrojů, požadované doby odezvy a času pro dokončení požadavku
• užití pravidly řízeného workflow umožňuje potvrzování či odmítání aktivit zpracování požadavku údržby
• umožňuje sloučení požadavků do pracovních pokynů na základě priority, lokality či řemesla umožní v nejvyšší míře hospodárné zadání a vykonání pracovního úkolu.
• žadateli, prostřednictvím emailu, je poskytována zpětná vazba při změně stavu požadavku

Snížení provozních nákladů

Aplikace On Demand Work úsporně řídí požadavky jak pro interní tak i externí týmy. Díky efektivnímu využívání dat je možné snížit i náklady spojené s reportingem. Úsilí, vynaložené na získání reportů pro procesy vyžadující papírové podklady je možné minimalizovat.

Aplikace On Demand Work dále poskytuje funkci „Planning Board™“ neboli plánovací nástěnka, určenou pro vedoucí pracovníky. Umožňuje jednoduše a rychle plánovat a rozdělovat práci jednotlivým profesím. V okamžiku přiřazení úkolu funkce integruje předdefinovaná pravidla a omezení, jako jsou dovolené či svátky. Vedoucí má možnost měnit prioritu úkolů a zajistit tak provedení kritických úkonů v potřebném čase.

• zjednodušení procesu údržby díky organizaci pracovníků do týmů, definicí jednoznačných kroků s předem určenými náklady a přiřazováním práce jednotlivým pracovníkům pomocí funkce Planning Board
• zajistí, že interní pracovníci či dodavatelé včas obdrží své požadavky a budou moci zahájit činnost v co nejkratší době od založení požadavku.
• automatické eskalace eliminující prodražení, způsobené zpožděním či neřešením požadavku
• nastavení parametrů workflow pro změnu nastavení priorit požadavku a jeho posunutí na nejvyšší pozici pro dokončení před ostatní požadavky.
• snížení nákladů vynaložených na zodpovídání dotazů užitím průběžné aktualizace do centrálního místa a předdefinovaných e-mailovými notifikací v okamžiku změny stavu požadavku

Dodržování standardů dle SLA smluv

• Integrací Service Level Agreements (SLAs) a implementované bezpečnosti na základě rolí, získává zákazník možnost zajistit poskytování služeb na základě definovaných parametrů v SLA. Nasazení ARCHIBUS On Demand Work umožní:
• při vzniku požadavku s výhodou užívat pravidla definované v SLA. Ta určují povinnosti týmu, dobu služby a způsoby měření kvality výkonu.
• měření času odezvy a dokončení a následnou detekci problémů s výkonností. Na základě těchto informací umožní dosáhnout průběžného zlepšování celého procesu.
• poskytuje inteligentní výběr SLA, které požadavku na základě potřeby, automaticky přiřazuje potřebnou úroveň autorizace, nutné konzultace a možnosti nastavení potřebných zdrojů pro úspěšné zvládnutí požadavku
• vytvářet automatické směrování a přeposílá požadavky ke schválení. Na základě definovaného SLA, předává urgentní požadavky, v podstatě okamžitě po jejich vytvoření, na odpovědného dodavatele

Zdokonalení procesu plánování

ARCHIBUS On Demand Work díky centrálnímu zadávání dat dle divize, útvar, budovy, zařízení či typu problému, napomáhá vedoucím pracovníkům efektivně tvořit finanční plány a optimalizovat požadované úrovně služeb. Ostatní příklady použití jsou:

• spolupráce při tvorbě finančního plánu na základě reportů o využití zařízení, náhradních dílů a informací o prováděných činnostech
• používání souhrnných reportů pro získání konkrétního rozdělení spotřebovaných prostředků.
• sledování a reporting inventáře náhradních dílů, údržby zařízení a požadavků všech typů a kategorií.
• tvorba reportů pro snazší alokaci zdrojů, rozhodnutí o nákupu zařízení či zaměstnání dalších pracovníků Tvorbu finančních plánů pro činnosti údržby.
• sběr a reporting dat vyžadovaných třetí stranou (obvykle státním úřadem) efektivněji nežli při použití procesu vyžadujícího papírové zpracování