Furniture & Equipment Management

(Správa movitého majetku)

Popis modulu

Sledování a kontrola movitého majetku, jeho standardizace a vizualizace s cílem prodloužit životnost majetku a snížit přímé náklady s ním spojené.

Efektivní management fyzických aktiv, jako je nábytek a zařízení, je nezbytně důležitý pro udržení finančního zdraví organizace. Snaha sledovat změny nebo souhrn zařízení, popř. personálu, se zřetelem na náklady a archivaci dokumentace se často může jevit jako téměř neproveditelné. Aplikace Furniture & Equipment Management ARCHIBUSu je založena na řešení pomocí AutoCADu®, které vám pomůže kontrolovat přesuny, přírůstky, změny aj., takže budete moci minimalizovat náklady a maximalizovat produktivitu. Při velkém přesunu zařízení lze také použít aplikaci ARCHIBUS Move Management.

Co modul nabízí

• Knihu standardů nábytku
• Knihu standardů zařízení
• Standardy místností a knihu nábytku
• Zprávu o rozmístění konkrétního nábytku
• Počty nábytku označeného štítky podle standardů a oddělení
• Zprávu o rozmístění nábytku
• Inventář zařízení podle standardů
• Počty inventárního zařízení podle standardů a oddělení
• Rozmístění zařízení
• Historii nábytkových standardů
• Inventární počty podle standardů
• Přemístění zaměstnanců
• Vytvoření objednávky o přesunu
• Souhrn statistik z přesunů
• A mnohem více...

Přínosy modulu

• spravuje vlastní aktiva a následně vede ke zvýšení organizační odpovědnosti a snížení nákladů
• omezuje potřebu odpisů tím, že se sleduje umístění a amortizace aktiv
• usnadňuje zkusmé uspořádání pro analýzy různých možností přesunů ještě před jejich uskutečněním
• provádí jednoduché změny jako je zvětšování, zmenšování a udržuje produktivitu
• analyzuje finanční dopad zásob nábytku a vybavení

Ke sledování nomenklatury a hodnoty zařízení a vybavení s využitím čárových kódů a RFID lze využít mobilních zařízení.

Správa soupisu majetku a jeho využití

Znalost toho, jak se nábytek a zařízení používá, Vám umožní je lépe rozmístit a aktivně řídit organizaci majetku tak, aby náklady s ním spojené, byly minimální. Shromažďování informací o inventarizaci aktiv může být únavné a časově náročné. Cílem je usnadnění, snížení pracnosti a urychlení tohoto procesu využitím čárových kódů a radiofrekvenční identifikace (RFID) a mobilních zařízení. Dynamický monitoring umístění (RFID, čár. kódy) umožňuje minimalizovat přemisťování a rychle porovnává aktuální umístění aktiv s plánovanými lokalitami, které jsou uvedeny ve Vašich databázích ARCHIBUSu. Doplněním nových dat z polních průzkumů do databází se udržují přesné inventární počty a hodnoty.

• ohodnocení nákladů spojených s používáním zařízení
• sdílení informací o jednotlivých aktivech, zásobami a oceněním nebo obojího s ekonomickým IS
• možnost přístupu k servisním službám nebo informacím o záruce poškozeného zařízení usnadňující včasné opravy a prodloužení životnosti daného majetku

Přesun nebo odpis?

Snadné sestavení rozpočtů pro jednotlivé projekty, pro jednotlivá oddělení nebo pro celou organizaci. Možnost lepšího rozhodování o výdajích v čase a možnost průběžného sledování. Odpisy a hodnota aktiv pomáhají při rozhodování, které zařízení opravit, které nahradit nebo přemístit. Snadné vyhodnocení alternativy "koupě nebo leasingů" a určení výhodnější alternativy podle konkrétních potřeb.

• výběrem vhodné odpisové metody vyhovuje specifickým informačním požadavkům organizace
• vyhodnocením celkového portfolia fyzických aktiv, je možné optimalizovat jeho pojistné krytí
• uchovávání záručních informací o drahém zařízení a kontrola nákladů na jeho opravy a údržbu
• kontrola obnovy Vašich leasingových smluv, aby se předcházelo propadnutí práv nebo sankcím
• přizpůsobení a umožnění sdílení drahých aktiv umožňuje snížení počtu nadbytečných zařízení či vybavení

Efektivní zobrazení rozmístění zařízení a požadavků

Vizualizací rozmístění požadavků na ploše půdorysu v AutoCADu nebo ESRI mapě, či tvorbou a vizualizací „nitěného modelu“ přesunů, lze nalézt a simulovat optimální rozmístění a podmínky sdílení. Práce interiérového specialisty (architekta) při tvorbě standardů nábytkových sestav a jejich uspořádání zajišťuje optimální uspořádání jak z hlediska pracovníků, tak i ploch a procesů. Protože informace o nábytku a zařízení jsou spojeny s Vašimi výkresy, nové půdorysy se okamžitě aktualizují v databázi a odrážejí přesné půdorysy podlaží.

• propojení výkresů s informacemi o aktivech
• simulace zkusmých umístění zařízení na vzorových půdorysech
• určení, zda stávající zdroje odpovídají historické struktuře požadavků a infrastruktuře

Efektivní zavádění změn, přesunů, přírůstků

Plány přemístění jsou prováděny efektivně s minimálním narušováním a standardizovány. Sjednocení s postupy pro stěhování a přesuny personálu s podrobnými instrukcemi pro dopravu nábytku a vybavení, je-li to požadováno.

• v rámci jediné akce je sestaven postup přemístění pro jednotlivce nebo malé skupiny v oddělení nebo možnost uspořádání přesunu libovolného rozsahu při integraci s ARCHIBUS Move Management
• zobrazení původního i nového (ale třeba i simulovaného) umístění pomocí CAD výkresů
• poměřování a identifikace a monitoring oddělení, které vyžadují největší přesuny a reorganizace

Strategie a plánování

Možnost rozhodnutí o nábytku a vybavení dle rozpočtů organizačních jednotek, zapojením stavu odpisů, poměřováním v rámci srovnatelné jednotky (na pracovníka, na m2, …). Majetek, včetně toho, který je určen k výměně, je průběžně oceňován. Historické údaje mohou sloužit i jako podklad k výběru výrobce či poskytovatele služeb. Náklady minulých období na vybavení a nábytek mohou posloužit jako podklad k plánu a k určení průměrného tempa růstu. Využití historických dat nákladů na koupi zařízení a jeho správu a údržbu může posloužit jako podklad pro tvorbu standardů a norem. Plánované pořizování nových aktiv může být promítnuto do odhadu budoucích nákladů. Tabulkou zobrazené náklady na budoucí výměnu a doplnění požadované položky do inventáře.

• využití zprávy o konci leasingu k vytvoření přehledu dotčených aktiv. Na základě této informace je možné rozhodnout o prodloužení životnosti daného zařízení
• zvýšení rychlosti a přesnosti sběru informací o nábytku a zařízení využitím systému čárových kódů