Move Management

(Stěhování)

Popis modulu

Je nástroj k zefektivnění procesu stěhování. Řeší přesun jedné osoby, stejně jako přesun více osob, celých oddělení či budov, tak, aby se minimalizovalo narušení chodu organizace

ARCHIBUS Move Management usměrňuje procesy přesunů (od jednoduchých přesunů jedné osoby k mnohofázovým přesunům více osob), s cílem minimalizovat náklady na tyto procesy a snížit narušení chodu organizace. Aplikace snižuje riziko, složitost, čas, náklady a prostoje spojené se stěhováním tím, že organizuje pořadí a přičlenění informace do centrálního datového úložiště. S jednoduchým webovým přístupem k náhledům zobrazených úkolů, stavu změn a milníků se mohou účastníci projektu stěhování efektivně podílet na snižování duplikování námahy a minimalizování nákladů na stěhování.

Co modul nabízí

• Požadavky zaměstnanců na stěhování
• Editování přesunů
• Zkoušky stěhování
• Požadavky na hromadné stěhování
• Bilance a ocenění stěhování
• Směřovat stěhování ke spokojenosti
• Zkoušení hromadného stěhování
• Zpráva o rušivých důsledcích
• Zpráva o rušivých důsledcích středisek
• Publikování stěhování
• Schvalování stěhování
• Kompletní stěhování
• Sestavení dotazníků o stěhování
• A mnoho jiné...

Přínosy modulu

• zefektivnění celého procesu včetně schvalování, aktualizací a dalších souvisejících položek s cílem snížit celkové náklady a optimalizovat rušivé důsledky
• snížení spotřebovaného času a minimalizace chyb vede ke zvýšení spokojenosti zákazníka (zaměstnance)
• díky pravidlům usměrňujícím procesy pracovních postupů se zlepšuje komunikace, koordinace a spolupráce mezi domácími a externími zdroji potřebnými k přesunům
• stěhovací procesy lze simulovat, lze provádět analytické změny a inteligentní kontrolní panely, které pomáhají řídit stěhování ve vztahu k nepřerušitelným procesům
• rychle se začleňují existující lidské zdroje a finanční systémy, což umožňuje včas rozšiřovat aktualizované informace o osobách a nákladech

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spravuje všechny informace o změnách, řídí pohyb uživatelů, nové nájmy, přesuny zařízení a všech s ní souvisejících osob; používá se jediný integrovaný formulář .

Nákladově efektivní zjednodušení stěhování

ARCHIBUS Move Management umožňuje okamžité nasazení procesů stěhování pro nové nájmy, stěhování existujících pracovníků, pro změny v uspořádání majetku. Je umožněno stěhování skupin, budov či jejich částí, a množin vytvořených kombinací a filtrací libovolných ploch či pracovníků. Vše se řeší jedním systémem založeným na webovém rozhraní. Definováním standardních pracovních postupů, procedur a dotazníků pro přesuny, rozšiřování a jiné změny, může vytvořit základnu pro logické, včasné a úsporné řešení odpovídajících projektů.

• použití snadného nakonfigurování technologie pracovního toku pro automatizaci zadávání, schvalování, pojištění, realizace a ukončení projektů změn.
• archivuje objednávky změn, položky činností, počty osob, plán a další údaje v centrálním archivu ve formátu umožňujícím snadné a rychlé prohlížení.
• plán osob a zdrojů pomocí interaktivního kalendáře
• snížit poplatky a náklady na zbytečné přesuny
• distribuování aktuální položky do oblasti IT a dalších poskytovatelů služeb, aby urychlily realizaci projektu

Zvýšení spokojenosti zákazníků

Chyby a opomenutí mohou i u malých projektů snížit produktivitu a vyvolat nákladné časové ztráty. ARCHIBUS Move Management umožňuje vstřícný a pružný přístup jak k dosažení cílů organizace, tak minimálního narušování práce přesunem dotčených osob. Automatická oznámení a upomínky umožňují rychlejší odezvu a lepší kontrolu dodavatelů ve snaze zvýšit úspěšnost projektu změn.

• pořízení dotazníků ke zjištění výchozích požadavků a minimalizování zklamání a předělávek
• vyznačení zodpovědnosti a oprávnění v objednávce změn minimalizuje potřebu dodatečných přesunů.
• zpřístupněním všech informací na jedné obrazovce dojde k omezení reakční doby ze dnů na minuty.
• vytvořením zkušebních plánů přesunů simulací stěhování se zvýší zasvěcenost účastníků a minimalizuje se potřeba stěhování

Zlepšení komunikace v celém rozsahu organizace

Tato webová aplikace zlepšuje koordinaci zaměstnanců a umožňuje řízení změn na makro- i mikroúrovni z centrály. Technologie standardních pracovních postupů pomáhá organizovat zvládání přesunů a se stěhováním související činnosti (např. nábytek, vybavení, telefonní přípojky, IT služby,…). Automatizovaná pravidla pracovních postupů zabezpečují časovou synchronizaci, notifikaci zaměstnanců e-mailem tak, aby mohly přesuny efektivně probíhat od jedné k následující fázi. Zapojení činnosti ARCHIBUS Project Management umožní synchronizaci s výstavbou a dalšími projektovými pracemi.

• prostřednictvím webu poskytuje přesné a aktuální informace všem účastníkům projektu
• e-mailovým spojením se schvalovacími a dokončovacími formuláři zkracuje čas pracovních cyklů
• pro účastníky projektu snadno přístupnými položkami kontrolních činností a aktuálních přesunů umožňuje udržet všechny procesy v plánovaných časových a rozpočtových rámcích
• pro vyjasnění očekávaných efektů a minimalizaci poruch se vytvářejí individuálně přizpůsobené náhledy na bázi oprávněných poskytovatelů služeb nebo řemeslných prací

Generuje analýzy a předběžné sestavy stěhování

S přesnými záznamy všech úkolů, nákladů a osob potřebných pro úspěšnou realizaci změn je možné vyhodnotit efektivnost a podle potřeby upravit procesy, a tím nepřetržitě podporovat jejich zlepšování. Navíc, s pomocí AutoCADových zkušebních výkresů je možné vizuálně porovnávat různé varianty prostorového uspořádání.

• sestavení souhrnné zprávy pro stanovení efektivnosti zlepšeného procesu změn
• pro sestavení KPI je nutné mít přesné a ověřitelné informace o počtu změn a jimi vyvolaných nákladech.
• pro sestavení zkusmých dispozičních plánů je k dispozici zpřístupnění "on-line" půdorysného uspořádání, prostorové normy a seznamy zařízení

Propojení informací o změnách s ostatními systémy

Poskytnutí informací vytvořených v Move Management pro ostatní funkce a systémy tak, aby se omezily vstupy nadbytečných dat a zabezpečily se přesné datové zdroje napříč středisky a divizemi. Zavedení funkčnosti.

• propojení CAD-půdorysů s objednávkami změn, což představuje omezení možné chyby.
• po dokončení objednaných změn automatická aktualizace údajů o pracovních plochách, o jejich obsazení a inventáři
• propojení informací o změnách, např. o rozmístění zaměstnanců, o telefonních linkách, převodech hlavních nákladů, a dalších se systémy lidských zdrojů, IT, pomocných panelů a financí/ERP