Space management

(Správa ploch)

Popis modulu

Řízení efektivnosti využití ploch ke snížení nákladů a optimalizace obsazenosti ploch použitím přesného vykazování a přiřazování nákladů.

Zvětšování prostor pro uspokojení potřeb vaší organizace není vždy jednoduché. S pomocí aplikace ARCHIBUS Space Management však můžete zlepšit efektivitu využití Vašich ploch a správně určit a vyhodnotit všechny náklady spojené s jejich používáním. Můžete sestavit výslednou zprávu, která analyzuje využitelnost čtverečních metrů a také je schopna velmi podrobného rozčlenění. Jednoduchým kliknutím zjistíte, jak efektivně jsou plochy využívány, které plochy lze přenechat nebo pronajmout, vykalkulujete náklady a provedete jejich rozúčtování či vytisknete půdorysy obsazení prostor. S aplikací Space Management ARCHIBUS budete schopni snadno vykazovat tyto reporty a lépe plánovat nároky na pracovní prostor napříč celou vaší organizací.

Co modul nabízí

• Aktualizovaný přehled volných míst
• Umístění a obsazenost
• Požadovaná a poskytovaná místa
• Zvýrazněné místnosti financované středisky Kontrola aktuálních prostor k rozúčtování
• Zvýraznění místností po střediscích
• Výdělečnost staveb
• Porovnání prostor: místnost po místnosti
• Plán rozmístění
• Průměrná plocha na zaměstnance
• Plán obsazenosti
• Zaměstnanci po odděleních
• Místnosti po odděleních
• A mnohé jiné…

Přínosy modulu

• pomáhá ke zlepšení prostorové efektivnosti a snížení nákladů na údržbu ploch
• automatizuje se rozúčtování ploch, založené na požadovaných formách faktur a reportů
• propojují se architektonické výkresy s údaji o infrastruktuře a zařízení, což zaručuje stále přesné informace.
• využívání prostor a zpráv o rozúčtování se přiděluje s dostatečnou přesností, aby se vyloučily externí spory nebo spory mezi středisky
• vytvoření zprávy o ekonomické výdělečnosti staveb založené na koeficientech definovaných IFMA

Analyzuje soupis ploch jednotlivých oddělení pro zjednodušení procesu rozúčtování s přesnými a průhlednými informacemi.

Zvýšení prostorové efektivity

Efektivní využívání ploch může snížit vaše náklady na údržbu těchto ploch na čtvereční metr. Rozvíjí a integruje inteligentní historii využívání a sleduje plány použití prostor v budovách. Využívá flexibilní metody pro sběr a uspořádání dat o plochách k informační podpoře Vašich konkrétních požadavků na podávání zpráv. Dále optimalizuje využití ploch s možností užití aplikace ARCHIBUS Reservations a Hoteling (rezervace a hoteling), které vám umožní plánovat využití sdílených místností nebo přechodných prostor na základě jejich dostupnosti, vybavenosti, nákladů a účtovacích koeficientů, a počtu míst k sezení.

• analyzuje informace soupisu ploch po odděleních
• sestavte soupis ploch s celkovou plochou, místnostmi, servisními plochami, vertikálními průniky a další
• vytvořte pokusné půdorysné uspořádání s cílem porovnat efektivnost prostorů při různých přemístěních a scénářích uspořádání

Uspokojuje požadavky na reporting

Při snadném přístupu k přesným výměrám místností a při využívání těchto informací, umožňuje snadno vyhovět externím požadavkům na podávání zpráv. Pokud organizace spoléhá na služby poskytované třetí stranou, lze rozdíly mezi odhadovanými a skutečnými potřebami a stavem rychle přetvořit do úspory (nevynakládání) značných prostředků. Navíc pak funkčnost rozdělování přeúčtování zajišťuje, že každé oddělení v rámci organizace se udržuje jako zúčtovatelné za využívání ploch a je přiměřeně fakturováno.

• výběr a realizace nějaké vestavěné nebo na zakázku vypracované metody přeúčtování
• výpočet procentuálního podílu místností pro záznam částečného nebo sezónního využívání zařízení
• sestavení souhrnu ploch střediska spolu se zprávami středisek o analýzách místností

Průhledné plánované potřeby na pracovní prostor

ARCHIBUS Space Management zahrnuje mnoho nástrojů, které umožní snadno zobrazit, proč je nutné získat větší prostor nebo změnit přiřazení využívané plochy. Předpovídané potřeby ploch založené na počtu zaměstnanců, funkčním využití a logistice pomohou, aby střediska pochopila vliv na výši nákladů ovlivněných efektivitou obsazenosti. Sestavuje zprávy vycházející ze specifických podrobností, které zásadně řídí strategické rozhodování. Pojmout snímky ploch s přiřazenými údaji do běžně používaného formátu jako je Microsoft Word® a Excel® nebo Adobe Acrobat®. Popř. můžete data v podobě „pouze pročtení“ umístit na web pro ostatní oddělení organizace.

• sdílení informací o zařízení a infrastruktuře v rámci organizace s těmi, kteří nevyužívají aplikace ARCHIBUSu
• stanovení efektivnosti využívaní ploch na základě Standardů
• vyúčtování ploch využívaných středisky a určení podílu na celkové ploše
• dosažení bezproblémové integrace s kreslícími programy jako je např.: Autodesk AutoCAD® nebo Revit Architecture® k usnadnění přidružení dat k plochám místností podlaží

Vyloučení pochybností o prostorovém rozmístění

Přesně stanovuje využitelnou plochu přidělenou každému oddělení. Pomáhá sestavit mezní limity, které určí rozsah a typ prostoru pro každého zaměstnance nebo pro funkci či oddělení. Použití standardizace přidělených ploch pomohou zmírnit pochybnosti personálu o rozsahu jim přidělených ploch. Sestavení plánu obsazenosti rovněž rychle identifikuje volné prostory pro nové možné nájemníky.

• připravení plánu rozmístění personálu, zprávy o průměrné ploše na jednoho pracovníka a seznam pracovníků
• provádí vyúčtování na skupiny, místnosti, zaměstnance
• jednoduché přidávání zaměstnance do plánu zaměstnanců

Analýza výdělečnosti budovy

ARCHIBUS Space Management podporuje stanovené konvence International Facility Management Association (IFMA) pro měření výdělečnosti budov porovnáním využitelných prostor a pronajaté plochy.

• získání náhledu na počet ploch určených oblasti služeb; lepší způsob určení, jak zvýšit ukazatel výdělečnosti a efektivity využitelnosti
• vytvoření údajů potřebných k získání zprávy o výdělečnosti budovy, která dokumentuje dva důležité ukazatele IFMA:
  • poměr pronajímatelná / použitelná plocha
  • poměr využitelná / pronajatá plocha